1. Seja responsável
Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que e-mails são documentos juridicamente válidos e podem sempre depor contra ou a favor de alguma pessoa. Por isso, pense bem antes de escrever bobagens. Use o e-mail com consciência. Você é a imagem da empresa Quando você envia uma mensagem de trabalho, você se torna um porta-voz da empresa. Ou seja, a imagem que as pessoas têm da organização para a qual você trabalha é a sua imagem. Não use termos pejorativos, gírias e frases coloquiais demais. Cuidado com a informalidade. Seriedade e comprometimento têm que partir da postura de qualquer profissional.
2. Erros de português
Erros de português são inaceitáveis na redação de e-mails corporativos. Conforme falamos acima, você é o representante da empresa e não pode se comprometer por conta de uma distração qualquer. Para evitá-la, leia e releia o que escreveu antes de enviar a mensagem. Com certeza você encontrará frases mal escritas, palavras que não se encaixam e, até mesmo, erros de digitação. Isso é normal e acontece por conta da correria do dia-a-dia. Aproveite essa revisão para corrigir tudo o que encontrar. Esse é um sinal de que, mais do que preocupado com a mensagem, o profissional respeita aquele que irá ler o conteúdo.
3. Conteúdo indevido
Receber e-mails com piadas, fotos, vídeos, correntes… tudo isso já é muito chato quando acontece nos endereços pessoais, imagine no e-mail do trabalho? Lembre-se que o seu e-mail é mais um espaço de relacionamento profissional. Logo, o funcionário deve usar seu tempo para as tarefas diárias, sem desperdiçá-lo com assuntos desnecessários. Guarde os emoticons, desenhos e caracteres criativos para o e-mail pessoal.
Diminua o risco de má interpretação
Use frases curtas, objetivas, simples e de fácil compreensão. Evite palavras e frases que possam sugerir duplo sentido. Tome cuidado especial com o tom da mensagem a ser enviada. É importante ir direto ao ponto, mas sem ser agressivo. Seja simpático e educado. Nunca é demais.
4. Cuidado com o campo “para”
Algumas configurações de programas de e-mail possuem uma ferramenta que completa automaticamente o endereço de e-mail do destinatário quando o remetente digita os caracteres iniciais. Muito cuidado. Olhe atentamente este campo para que a mensagem não seja remetida a alguém que não tem nada a ver com o assunto. Previna-se de um constrangimento desnecessário.
5. Envio de CVs
Nunca, em hipótese alguma, envie seu currículo ou candidatura para uma vaga por meio do e-mail corporativo. Não é bacana para quem envia e muito menos para quem recebe. Demonstra total falta de respeito pela organização para a qual o profissional trabalha. Automaticamente, quem recebe pode pensar que sua atitude pode se repetir no futuro ao ser contratado pela nova empresa. Não se queime no mercado por pouco.
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